对于一些不知道这个行业的人来说，他们不知道在计划活动时该做什么。让我们谈谈计划活动时必须做的一些事情。
一、西安活动策划规划层面
根据甲方意图和自身优势选择时间、地点、形式、规模和参与者。与甲方反复协商确认。
1.时间：根据活动的推广节点和主要人物的日程安排选择日期和时间。
2.对于高端商务活动，选择五星级酒店或高级会所，如突出艺术品位，也可选择设计艺术酒店、画廊、酒吧等。如果没有特殊要求，不推荐室外活动，因为天气因素影响太大，应考虑走廊、灰色空间等半室外场地，需要室内解决方案。
3.规模：根据甲方需要，大品牌推广可在体育场举办数千场普通品牌推广的音乐会等活动。
4.形式：如果目标是品牌推广，可以是单向沟通，主要是在舞台上，甲方指定的人员可以进行讲座和演示，或者添加论坛链接邀请甲方品牌的相关人员，如学者、媒体人士和客户代表，与甲方品牌的相关人员，如学者、媒体人士和客户代表进行交流。
第二，客户层面
1.应提前2-4周通过电话、短信、微渠道微博、APP通知、海报和其他形式向客户提供大广度和深度的请求。
2.在活动前一周确认初步的客人名单，并再次联系客户确认是否来。
3.在活动前3天确认客人名单，并再次联系客户确认是否。
4.在活动前一天确认列表，并再次联系客户以确认是否。
5.那天，客人们热情地发短信提醒他们时间、地点、流程、天气和着装要求。
第三，实施层面
1.场地确认：尽快确认场地并签署场地租赁协议。
2.餐桌风格：大圆桌、小圆桌、大西式长桌(约30人)、小西式长桌(约6人)、餐桌风格、剧场风格、U型、背型等。确保桌椅的数量和质量(样式、材料、包装等))满足要求。
3.准备阶段：确定舞台建筑的尺寸、高度和地面材料，并在活动前一天完成施工。
4.舞台背景：发光二极管确认丝网印刷或背景板确认设计草案，这需要在活动前几天确认，以确保当天顺利生产和安装。
5.音频设备：确认音频控制台、电源盒、电线、线槽板、连接电缆、音频、麦克风(手持、鹅颈、头戴式等)。)、麦克风架、电脑等设备在活动开始前5小时到位，并在活动开始前2小时已调试完毕。
6.照明设备：确保灯光控制单元、照明架、各种灯具、电源线和其他设备处于适当的位置，一个数字是5小时，调试是在活动开始前2小时。
7.后台：演员的着装、穿衣和等候空间。这个原则是为了提升上下两个层次，而不是让演员通过观众来演，也就是说，当观众看不到的时候。大型演出，电梯之类的。
8.贵宾休息室：如有必要，您需要考虑移动贵宾线、服务人员、茶水和小吃、鲜花等安排。
9.车辆：确认贵宾接送、客人车辆路线、停车位、安全指引等事宜。
10.活动开始前一个小时，所有的演员都就位了，活动开始前半个小时，所有的化妆都完成了。
11.欢迎礼仪：将在活动开始前两个小时和活动建模前一个小时完成。
12.过程控制：提前准备并向相关人员分发总结(执行表)。模板如下：
13.舞台监督可以被认为是确保舞台上的一切都按照剧本进行的人，而不是主持人出现时不出现的人。
14.控制台：每个活动都必须有一个“控制台”，而总控制器是活动的“总控制器”。总控不会在网站上跑去找一个大家都能找到你的地方。在活动正式启动之前，甲方总控制站处于受欢迎的位置。毕竟，顾客是活动中重要的组成部分。
第四，材料
1.活动开始前1-3天，所有材料都已制造并安装完毕。
2.奖金和伴奏：提前3/7天和活动前2/5小时完成选择和购买。
3.食物和酒：提前3-7天选择一份完整的菜单，或在酒店里送茶或菜单内容，其他所有都经过严格的质量检查。1-2小时，然后安排活动。
4.必须安排至少一个人在用餐或喝茶的时候上菜，以保持餐桌干净并帮助客人获得食物。
V.宣传推广
1.提前选择媒体名单，提前邀请好的媒体记者，完成登记表。
2.书面新闻稿应在媒体上登记和发布。
3.收集图片当天或活动后第二天各种媒体发布的视频报道。
4.准备活动总结。西安活动策划公司收集活动结束。